Срок исполнения документа начинается

Регламент контроля исполнения документов

Срок исполнения документа начинается

Организация любого уровня сталкивается в работе с непрекращающимся потоком документов, многие из которых требуют быстрой или отложенной реакции. Документы регистрируются в канцелярии, на их базе формируются поручения, которые выполняются с разной долей успеха. Необходима организация контроля за исполнением документов. Эта процедура требует регламентирования.

Нормативно-правовое регулирование

Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.

На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части.

Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты.

Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

На базе этого ГОСТа компании разрабатывают регламенты, в которых описывается процесс движения документов, выдачи поручений и контроля исполнения. При наличии системы электронного документооборота (ЭДО) нормы регламента отражаются в маршрутах движения документов, заданных в программе. 

Суть контроля

Регламент контроля исполнения документов может существовать в виде отдельной внутренней инструкции или быть процессом, внедренным по умолчанию. Первый путь надежнее, он позволяет снимать вопросы, привлекать к ответственности за невыполнение не только поручений, но и внутренних положений, с которыми сотрудник был ознакомлен.

Организация, создавая собственный процесс контроля исполнения документов, должна определить цели, которых хотелось бы достичь.

Контроль ради контроля нецелесообразен, он должен:

  1. Систематизировать документы, облегчить процесс их поиска. На своем жизненном пути бумажный документ может находиться в подразделении ДОУ (управление документооборотом), у руководителя организации, в секретариате, у одного из исполнителей или в процессе передачи между ними, в деле, будучи подшитым в папку после завершения его исполнения. Если фактическое место нахождения электронного документа всегда можно определить в программе ЭДО, то путь бумажного должен отслеживаться «вручную»: компания в любой момент должна знать, где находится важное письмо или поручение.
  2. Предотвращать утрату документа. Отказ от отслеживания приводит к тому, что ошибка секретаря или невнимательность исполнителя становятся причиной утраты оригинала договора или письма, отправленного в корзину вместо ненужной копии. Такие случаи часты, существуют судебные решения, в которых отказ от предоставления подлинника, оригинала договора стал причиной проигрыша дела.
  3. Выявлять случаи неисполнения поручений. Исполнительская дисциплина гарантирует успешность бизнеса, и контроль исполнения документов призван определить наиболее и наименее ответственные подразделения и сотрудников, дав возможность принять кадровые решения или оптимизировать бизнес-процессы.
  4. Создать базу статистики по документам и исполнителям, анализ которой позволит решить различные вопросы бизнеса и менеджмента, например, определить время, затраченное на обработку документов наибольшей и наименьшей важности. 

Время, затраченное на контроль, должно окупаться за счет в повышения результатов деятельности компании, ее успешности и конкурентоспособности.

Виды контроля

Контроль исполнения документов предполагает систематический мониторинг действий сотрудников, осуществляемый силами подразделения ДОУ. 

В ГОСТе выделяют два самостоятельных вида контроля:

  • Действий. Он предполагает проверку действий исполнителя, получившего поручение руководства на обработку документа. Условиями для возникновения такого контроля являются регистрация документа в журналах подразделения делопроизводства, оформление официального поручения, выполнение которого ограничено временными рамками. 
  • Местонахождения. Он применяется, когда документ покидает подразделение делопроизводства и оказывается у сотрудников, руководства, контрагента или государственной организации, например, подлинник свидетельства о собственности отдается для регистрации сделки. В этом случае все перемещения документа должны отслеживаться и фиксироваться в журналах или при помощи расписок с указанием участников и времени передач.

Организации традиционно совмещают оба вида контроля, отдавая приоритет контролю действий, как более важному с точки зрения бизнес-процессов.

Тратить человеческие и временные ресурсы на отслеживание пути каждого бумажного документа бывает нецелесообразно, в большинстве случаев они движутся по компании без отражения пути их передвижения в бумажных регистрах.

При внедрении системы электронного документооборота задача по контролю местонахождения упрощается, электронные версии писем и договоров в установленные сроки оказываются в компьютере исполнителя, в то время как их бумажные оригиналы не покидают подразделения делопроизводства или архива.

Результаты правильно построенной системы контроля исполнения документов выражаются в двух позитивных вариантах:

  • повышается исполнительская дисциплина, сокращаются сроки и улучшается качество исполнения поручений;
  • собирается статистическая информация, позволяющая оценить работу подразделений и исполнителей, выявить проблемные участки в работе.

На основании работы подразделения ДОУ по анализу информации определяются некоторые ключевые показатели эффективности, используемые в системах мотивации. ДОУ в свою очередь на основе анализа вносит предложения об изменении в процедурах движения документов.

Составление регламента контроля исполнения документов

Организация, исходя из собственных традиций составления нормативно-распорядительной документации, определяет, в какой форме будет создаваться регламент. 

Традиционно в российских организациях используются следующие типы внутренних документов:

  1. Положение, устанавливающее общие нормы документооборота, определяющее ответственность исполнителей.
  2. Регламент, делающий упор на описание процессов движения документов.
  3. Инструкция, в основной части отвечающая на вопросы пользователей.
  4. Методика, рассказывающая о способах и методах обработки документов.

Обычно одновременно принимаются положение и вместе с ним регламент или инструкция, но можно ограничиться одним типом документа. 

Регламент должен отвечать на следующие вопросы сотрудника компании:

  • на какое подразделение или ответственное лицо возложена обязанность контроля за процессом исполнения документов в организации;
  • какие документы и поручения и в каких случаях ставятся на контроль исполнения, каковы процедура их постановки на контроль, процесс уведомления об этом работника;
  • этапы контроля исполнения документов;
  • сроки исполнения документов, процедуры их сокращения или продления;
  • формирование статистической информации, направление и порядок ее использования;
  • внесение сведений по результатам контроля в учетные регистры;
  • процедура осуществления контроля исполнения документов (постановка на контроль, предварительная и окончательная проверка хода исполнения документов, снятие документа с контроля, порядок информирования о выполнении поручения);
  • основные этапы работы с исполнителями, выполняемые подразделениями ДОУ (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения, форма отметки о выполнении в бумажных и электронных регистрах учета);
  • порядок уведомления менеджмента компании о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Каждый из этих аспектов должен быть прописан максимально подробно, от этого зависит качество работы компании. Некоторые организации оформляют приложения к регламенту, в которых визуализируют бизнес-процессы в виде блок-схем или рисунков.

Регламент контроля исполнения документов стандартно разрабатывается подразделением ДОУ с участием юридического подразделения, а в случае внедрения в компании электронного документооборота – с участием IТ-отдела.

Он согласовывается со всеми причастными бизнес-единицами организации – от отделов до филиалов. Поступившие замечания анализируются и учитываются в итоговой редакции. Далее регламент утверждается на уровне руководства компании и вводится в действие отдельным приказом.

В приказе обязательно указываются необходимость ознакомления с документом сотрудников, формы и сроки осуществления этой задачи.

Суть исполнения документа

Каждый документ имеет свою внутреннюю структуру, определяющую суть его исполнения, которая должна быть очевидна исполнителю исходя из его должностных обязанностей. 

Типовые случаи исполнения:

  • письмо. Требует ответа и, при необходимости, представления документов;
  • претензия. Требует изучения, согласования необходимости ответа, отсутствия ответа, удовлетворения или отказа;
  • предписание контролирующих органов. Требует изучения и предоставления руководству плана реагирования;
  • бизнес-предложение. Требует рассмотрения и подготовки мотивированного отчета о целесообразности его принятия или назначения тендера.

Для нестандартных документов особенности исполнения определяются в поручении руководителя организации или подразделения, передаваемом сотруднику вместе с копией документа.

Сроки исполнения документов

Любому сотруднику прежде всего хочется узнать, в какие сроки он обязан выполнить поручение об обработке документа. Если поручение поставлено на контроль, значит, в нем установлен срок выполнения. Исключениями могут быть длительные поручения, например, непрерывно проводить мониторинг новых угроз информационной безопасности. 

Сроки делятся на:

  • стандартные;
  • индивидуальные.

Стандартные или типовые сроки исполнения документа редко возникают в деятельности организации на основании внутренних регламентов, если они не установлены законами и иными нормативными актами.

Так, ответ на претензию потребителя о низком качестве товара, в соответствии с законодательством о правах потребителя, должен быть направлен в течение десяти дней. На претензию контрагента ГК РФ предписывает ответить в течение 30 дней, если иной срок не установлен договором.

Такие сроки не могут быть увеличены решением руководства фирмы, но могут быть сокращены.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем, подписавшим поручение. Они формируются исходя из логики документа и бизнес-процессов организации.

Такие сроки могут удлиняться на основании мотивированного представления исполнителя.

Иногда течение сроков исполнения приостанавливается, если для выполнения поручения требуется ожидание выполнения действий третьими лицами, например, запрос документов у контрагента.

Стандартно сроки устанавливаются в календарных днях, начало их течения отсчитывается с момента регистрации в канцелярии для поступившего извне документа и момента подписания поручения руководителем для внутреннего.

Но в российском бизнес-обороте встречается и неопределенность, например, стандартным бывает определение срока выполнения в вариантах несколько дней, одна-две недели. Выполнение задачи ставится в зависимость от добросовестности исполнителя, а службе ДОУ приходится думать, в какой срок контролировать выполнение.

Избежать этого можно, обязав в регламенте указывать только точно определенные периоды времени.

Этапы контроля

В регламенте должны быть точно описаны все этапы контроля исполнения документов, это облегчает работу и службе ДОУ, и причастным подразделениям. 

Стандартно процесс выполнения выглядит следующим образом:

  • постановка на контроль с момента определения важности документа и принятия решения о мониторинге процесса его обработки;
  • проверка, вовремя ли секретариат или специалисты подразделения ДОУ вручили поручение сотруднику для исполнения;
  • промежуточный контроль или напоминание о скором истечении срока выполнения;
  • окончательная проверка исполнения;
  • снятие документа с контроля;
  • определение судьбы документа – подшивка в дело, отправка в архив, возвращение отправителю;
  • сбор и анализ статистики;
  • информирование руководства о результатах анализа, формирование предложений.

Постановка на контроль осуществляется в следующих вариантах:

  • на бумажном носителе информации проставляется отметка;
  • в журналах учета, бумажных и электронных, делается запись;
  • в системе электронного документооборота проставляется метка в специальном поле.

Далее документ передается исполнителю. Если нет прямой необходимости работы с оригиналом или работник не является ответственным за хранение этого типа документов, например, претензии хранятся в юридическом отделе, а запросы налоговой инспекции в бухгалтерии, сотруднику передается копия.

Он расписывается о ее получении, тем самым подтверждая свое согласие с поручением и уведомление о сроках его выполнения. Если в поручении указано несколько исполнителей, копии документов передаются каждому из них, а оригинал – ответственному лицу, оно обычно указывается в поручении первым.

При передаче документов между исполнителями обычно не требуется фиксации этого в журналах учета, за исключением случаев, когда на письме или договоре стоит гриф секретности.

В процессе исполнения регулярно производится напоминание об истечении срока работы с поручением. Оно делается сотруднику или структурному подразделению организации по телефону, в виде sms-сообщения или на электронную почту. 

Если поручение предполагает длительный срок выполнения, напоминания делаются по определенному регламенту:

  • для задач последующих лет (построить завод) – раз в год;
  • для задач, рассчитанных на несколько месяцев, – раз в месяц;
  • для заданий текущего месяца – раз в десять дней.

По истечении сроков проводится итоговый контроль. Исполнитель предъявляет результат работы – отправленное письмо, заключенный договор, поступление средств от контрагента, которому направлялась претензия. После этого поручение снимается с контроля.

Процесс контроля не может быть полностью автоматизирован. Сотрудник ДОУ обязан проверить не только сроки и факт выполнения поручения, но и его суть. Именно это делает необходимым принятие в организации регламента контроля исполнения документов и поручений.

05.12.2019

Источник: https://searchinform.ru/services/outsource-ib/zaschita-informatsii/reglament-kontrolya-ispolneniya-dokumentov/

Сроки исполнения документов

Срок исполнения документа начинается

Принципиальным вопросом в организации контроля является срок исполнения документа.

Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно.

Полезно знать!

Во внутренних распорядительных документах и в решениях коллегиальных органов управления сроки исполнения принято указывать по каждому вопросу или пункту принятого решения.

Например, сроки исполнения поручений Правительства РФ, поручений руководителей федеральных органов исполнительной власти, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, исполнения ряда документов органов управления в негосударственных коммерческих организациях и др. установлены федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа (это характерно для распорядительных и нормативных документов, для отчетной и статистической документации), либо в резолюции и устных указаниях руководителя, который принимает решение об исполнении документа. В регламентах установлены сроки исполнения по каждому виду документов отдельно. Предусмотрено три категории сроков – от 3 до 30 дней.

Например, поручения, содержащие указание “срочно”, “незамедлительно” (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения.

Обратите внимание, что срок установлен не с даты получения документа исполнителем, а с даты подписания документа.

Указание “оперативно” предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.

Не каждый документ и не каждое задание возможно исполнить в установленный срок, поэтому важно, чтобы в любой организации был четко установлен порядок изменения срока.

В любом случае это является исключительной мерой. Решение о продлении срока исполнения может быть принято только тем должностным лицом, которое установило первоначальный срок.

В действующих правилах делопроизводства эта процедура не регламентирована.

Считается, что срок исполнения документов может быть изменен не менее чем за 2-3 дня до его истечения. Инициативу должен проявить исполнитель, которому поручено исполнение, он обязан обосновать и согласовать с руководителем изменение срока. Он же должен сообщить об изменении срока в контрольное подразделение службы ДОУ.

В типовых регламентах установлен четкий порядок переноса срока исполнения документов. При этом стоит обратить внимание на то, что действие по переносу срока должно быть документировано. Руководитель (или структурное подразделение), которому было поручено исполнение, обязан представить соответствующий документ. Это может быть:

· предложение о переносе срока, если задание не может быть исполнено в установленный срок;

· предложение о привлечении соисполнителей, если у первоначально назначенных учреждений или органов управления не хватает полномочий на исполнение;

· проект доклада с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

При этом важно отметить, что эти предложения представляются в течение 7-10 дней с даты подписания поручения, а не за два-три дня до окончания срока.

Предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководству федерального органа исполнительной власти руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно.

В нормативных документах межотраслевого действия практически не предусмотрена процедура информирования руководителя, давшего задание, о срыве срока исполнения. Формы информирования руководителей могут быть разными, как правило, это перечень неисполненных документов. Наиболее привычной формой является справка.

В такой справке работник делопроизводственной службы указывает наименования структурных подразделений, сведения о корреспонденте (авторе), документе, номере, дате, кратком содержании, сроке исполнения, фамилии исполнителя и др.

При этом следует отметить, что периодичность представления такой информации в нормативных документах не определена.

В Типовых регламентах определен порядок информирования о срыве срока исполнения. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль за исполнением, еженедельно представляет руководителю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти.

Кроме того, должностное лицо, ответственное за исполнение, в течение 2-3 дней после истечения срока обязано представить руководителю, который давал задание, объяснение о ходе исполнения поручения, перечислить исполнителей (должностных лиц), причины неисполнения в установленный срок и меры ответственности, предлагаемые или принятые в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

Последняя операция по контролю входящих документов – снятие с контроля после завершения исполнения. Однако и эта операция не регламентирована действующими нормативными документами по делопроизводству. Служба контроля не должна самостоятельно снимать документы с контроля, это могут делать только те должностные лица, которые ставили документы на контроль.

На практике снятие с контроля осуществляется и на основе устных сообщений об исполнении и на основе соответствующим образом оформленного и подписанного ответного документа.

При этом специалист группы контроля службы ДОУ делает соответствующие отметки в регистрационно-контрольной форме (карточке), а ответственный исполнитель на входящем документе ставит отметку об исполнении, удостоверяя ее своей подписью.

В Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти установлен порядок снятия документов с контроля структурным подразделением, которое осуществляет контроль.

Процедура снятия с контроля проводится только после представления в контрольное подразделение документированной информации об утверждении соответствующего акта, принятом решении, заключений о согласовании проектов актов или проведенных экспертиз. Таким образом, и в завершающей процедуре контроля основная роль принадлежит документам, подтверждающим исполнение.

Контроль за исполнением обращений граждан прекращается на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке ответа заявителям.

В заключение хотелось бы отметить, что цель контроля за сроками исполнения, который ведет делопроизводственная служба, – содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, оперативное обнаружение первых признаков срыва исполнения или поручения, получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей, своевременное информирование об этом руководителя. То есть в создании условий для принятия своевременных мер по исполнению при угрозе его срыва.

Типовые регламенты, которые мы проанализировали, являются основой разработки Регламентов федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов. Они не могут рассматриваться как нормативный документ для негосударственных структур управления.

Однако детальная разработка процедуры контроля за сроками исполнения документов вполне может быть использована секретарями, отвечающими за делопроизводство небольших и средних фирм, службами делопроизводства (службами ДОУ) при регламентации “своего” делопроизводства.

Это возможно сделать при разработке инструкции по делопроизводству. Такой путь нам представляется наиболее целесообразным, т. к. инструкция закрепляет систему работы с документами комплексно – от создания документа до его сдачи в архив.

Если по каким-то причинам разработка инструкции в настоящее время невозможна, закрепить работу по контролю можно отдельным документом. Например, регламентом, правилами, приказом.

Важно, чтобы такой документ в организации был создан. Его создание необходимо и для улучшения работы службы делопроизводства по контролю за сроками исполнения, и для всего управленческого аппарата – для повышения исполнительской дисциплины.

Контроль исполнения – это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов: контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений.

Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению – помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы – документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование.

Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

Контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами. Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 |

41

| 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 |

Источник: https://studall.org/all2-179535.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.