Срок исковой давности по бухгалтерским документам

Уничтожаем бухгалтерские документы

Срок исковой давности по бухгалтерским документам

Проанализируем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов.

Ведь помимо общих сроков (первичные учетные документы должны храниться не менее пяти лет, а налоговые – не менее четырех) существует множество исключений.

Рассмотрим нестандартные ситуации: например, что нужно делать, если документы пропали в результате пожара, затопления или хищения или документы уничтожены, а ­налоговая ­потребовала их представить.

Изучим правила исчисления срока хранения документов в бухгалтерском и налоговом учете, в т.ч. примем во внимание срок исковой давности. Рассмотрим исключения из этого правила, например: особенности счетов-фактур, документы по ранее полученным убыткам, документы на приобретение ценного имущества с длительным сроком амортизации ­(здания – 31 год и др.).

Разберемся, когда можно уничтожать документы, для которых в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, установлено требование «при условии ­проведения проверки (ревизии)». Вы поймете, как себя вести при истребовании налоговыми органами документов, срок хранения которых истек, а также пострадавших в результате пожара или затопления.

Сможете оценить риски штрафных санкций.

Требование действующего законодательства таково, что каждая операция в жизнедеятельности организации должна сопровождаться оправдательными документами (причем зачастую не одним, а несколькими). В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго – затратно.

Каждый из учетных документов имеет свои сроки хранения, установленные нормами законодательства. После окончания этих сроков организация вправе уничтожить документы.

Если все-таки принимается такое решение, необходимо выбрать те из них, ­уничтожение которых не повлечет за собой неприятностей при ­возможных ­проверках.

Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший ­интерес, т.к. не все специалисты о них знают.

…бухгалтерских документов

Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

В то же время необходимо ориентироваться на сроки хранения документов, определенные Перечнем Минкультуры РФ1, к которому отсылает сам Закон № 402-ФЗ, в том случае, когда этот срок является более ­длительным.

Например, поддерживать в целостности годовую бухгалтерскую отчетность предписано постоянно, квартальную – в течение 5 лет, а месячную – в течение 1 года (ст. 351 Перечня). Постоянного срока хранения требуют документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (ст. 355 Перечня).

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начислении и перечислении налогов в бюджет всех уровней и внебюджетные фонды всех уровней требуется хранить в течение 5 лет (ст. 382 Перечня), так же как и налоговые декларации юридических лиц по всем налогам (ст. 392 Перечня). Согласно ст. 658 Перечня i>личные карточки ­работников следует хранить в течение 75 лет2.

Как видим, сроки немалые. А исчисление ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором документы использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Пример 1

В общем случае, если срок хранения предписан в течение 5 лет, а документ составлен, допустим, в мае 2014 года, то срок его хранения начнет исчисляться с 1 января 2015 г. и закончится 31 декабря 2019 г.

…срок хранения налоговых документов

Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Подтверждением данных налогового учета могут быть не только первичные учетные документы, но и аналитические регистры налогового учета, расчеты налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Причем налогоплательщику надлежит обеспечить сохранность данных налогового учета и документов, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов, в т.ч.

подтверждающих получение доходов и осуществленные расходы, в течение не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Здесь в законодательстве нет отсылки на Перечень.

Но финансовое ведомство нередко ссылается на него при рассмотрении данного вопроса (например, в письме Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).

Поименованные первичные учетные документы необходимы налоговым органам в целях осуществления контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, в том числе при проведении налоговых проверок.

Уничтожение документов

Из всего вышесказанного напрашивается вывод, что при принятии решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения следует руководствоваться как минимум:

  • Переченем Минкультуры,
  • Законом о бухгалтерском учете и
  • Налоговым кодексом РФ.

Причем необходимо грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, подлежащих уничтожению, чтобы в будущем не попасть впросак, когда проверяющие органы вдруг потребуют предоставить им ­некоторые из уже уничтоженных документов.

Для этого в организации создается экспертная комиссия, которая производит проверку архива документов. Она создается приказом (распоряжением) руководителя организации. Причем ежегодно издавать такой приказ не требуется, достаточно это сделать один раз, а в дальнейшем лишь менять состав членов, если кто-то из них уволился.

В процессе своей работы комиссия составляет акт с перечнем документов, подлежащих уничтожению. Когда акт будет готов, он утверждается руководителем организации. На его основании производится ­уничтожение первичных документов.

При этом целесообразнее составлять отдельные акты на группы документов, уничтожаемых разными способами: с помощью шредера, огня, сдачи в качестве вторсырья. Наиболее «ценные» документы, содержащие конфиденциальную информацию (их обычно меньшинство) лучше уничтожать самостоятельно и безвозвратно (например, сжигать или ­шредировать), а основную массу можно и на вторсырье отдать.

Проведя уничтожение и подписав об этом документы, организация может считать, что она выполнила свои обязательства, предусмотренные законодательством, и имеет на руках документы, подтверждающие факт проведенной процедуры.

Товарная накладная и счет-фактура

Начнем, казалось бы, с простого примера. Допустим, организация приобрела материал и получила в марте 2014 года от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же месяце материал был оприходован на склад и далее отдан в производство.

Документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в организации в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 разд. II Приложения № 4, п. 22 разд.

II Приложения № 5 и п. 13 разд. II Приложения № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Источник: https://delo-press.ru/journals/taxes/prakticheskie-rekomendatsii/43256-unichtozhaem-bukhgalterskie-dokumenty/

Ошибки в бухгалтерском учете: срок давности – Я – Бухгалтер

Срок исковой давности по бухгалтерским документам
Ошибки в бухгалтерском учете: срок давности

Существует ли срок давности для исправления ошибок в бухгалтерском учете, аналогичный сроку давности в целях налогообложения?

Для начала выясним, что такое срок давности.

Исходя из общепринятого значения этого понятия, сроком называют определенный период во времени, с окончанием которого связано то или иное действие или событие, а под сроком давности — установленный законом срок, по окончании которого возникают определенные последствия.

К примеру, в гражданском законодательстве по истечении срока исковой давности происходит утрата права на обращение в суд с требованием о защите своего гражданского права или интереса, в уголовном праве — возникает недопустимость возбуждения уголовного дела, в налоговом законодательстве — реализуется утрата возможности взимания недоплаченных в бюджет налогов и пр.

Конечно, для бухгалтера самой актуальной темой является срок давности, установленный налоговым законодательством. И если говорить об исправлении ошибок, связанных с исчислением налогов, то нужно обратиться к п.50.1 ст.50 НКУ.

Этот пункт гласит, что если в будущих налоговых периодах налогоплательщик самостоятельно выявляет ошибки, содержащиеся в ранее представленной им налоговой декларации, он обязан направить уточняющий расчет к такой налоговой декларации с учетом сроков давности, установленных ст.102 НКУ.

То есть по истечении срока давности такой обязанности уже не будет.

Статья 102 Кодекса так и называется «Сроки давности и их применение». Согласно п.102.1 ст.

102 НКУ контролирующий орган в общем порядке имеет право провести проверку и самостоятельно определить сумму денежных обязательств налогоплательщика в случаях, определенных этим Кодексом, не позднее окончания 1095 дня (2555 дня при проведении проверки контролируемой операции), следующего за последним днем предельного срока представления налоговой декларации. И только если такая налоговая декларация была представлена позднее, срок начинает течение со дня, следующего за днем ее фактического представления. На то, какое событие происходит по истечении срока давности, указано в том же пункте: «если в течение указанного срока контролирующий орган не определяет сумму денежных обязательств, налогоплательщик считается освобожденным от такого денежного обязательства (в том числе от начисленной пени), а спор по такой декларации… не подлежит рассмотрению в административном или судебном порядке».

Также о сроке давности упоминают другие нормы НКУ:

  • п.114.1 ст.114, согласно которому предельные сроки применения штрафных (финансовых) санкций к налогоплательщикам соответствуют срокам давности для начисления налоговых обязательств, определенных ст.102 Кодекса, то есть в общем случае составляют 1095 дней. По истечении этого срока штрафные (финансовые) санкции не могут применяться;
  • пп.16.1.12 ст.16, в соответствии с которым налогоплательщики должны обеспечивать сохранность документов, связанных с исполнением налоговых обязанностей (первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством), в течение сроков, установленных Кодексом. Срок давности установлен п.44.3 ст.44: «не менее 1095 днейсо дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления — с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока представления такой отчетности». По сути, истечение срока давности означает, что отсутствие документов, составленных ранее, чем за 1095 дней со дня составления налоговой отчетности, не должны вызывать у контролирующего органа вопросов.

В стандарте бухгалтерского учета, регулирующем правила исправления ошибок, допущенных при составлении финотчетов в предыдущих годах, установлено, что такое исправление осуществляется путем корректировки сальдо нераспределенной прибыли на начало отчетного года, если такие ошибки влияют на величину нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) (п.4 ПБУ-6). При этом в финотчетности нужно повторно отразить соответствующую сравнительную информацию (п.5 названного стандарта).

Нет упоминания о сроке давности в отношении исправления ошибок и в Законе о бухучете. Разве что в ч.3 ст.

8 Закона указано, что ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет (то есть 1095 дней), несет собственник или руководитель предприятия. Этот же срок для большинства документов, которые формируются в целях бухгалтерского учета, фигурирует и в Перечне № 578/5(1).

Однако срок хранения годовой финотчетности, приведенный в Перечне № 578/5, постоянный. Да и ошибки, которые привели к искажению показателя статьи баланса «Нераспределенная прибыль (непокрытые убытки)», «тянутся» годами до тех пор, пока их не выявят. Поэтому с уверенностью можно сказать — срока давности для исправления бухгалтерских ошибок не существует.

Правда, здесь следует отметить три важных фактора.

Во-первых, бухгалтерская ошибка может быть настолько несущественной, что не повлияет на решения пользователей финансовой отчетности. Тогда ее можно не исправлять.

Напомним, что количественные критерии и качественные признаки существенности информации о хозяйственных операциях, событиях и статьях финотчетности — элемент учетной политики (п.2.1 Методрекомендаций № 635(2)).

Минфин считает, что для каждого из отчетов финотчетности нужно избрать отдельную базу определения количественных критериев и качественных признаков существенности статей и диапазон количественных критериев (пп.2.20.3 названного документа). В частности, для статей баланса базой может служить избранная сумма итога баланса.

В таком случае количественный критерий существенности может быть определен в диапазоне до 5% базы, или итог класса активов, собственного капитала, класса обязательств в диапазоне до 15% избранной базы.

Во-вторых, исправление бухгалтерской ошибки может быть настолько трудоемким, что не окупит затраченных усилий.

Трудоемкость исправления такой ошибки зависит от объема вычислений, которые придется для этого сделать (как уже отмечалось, нужно определить, как изменится сальдо нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) на начало года).

Кроме того, финотчетность придется представлять со сравнительной информацией по всем предыдущим годам, в которых отслеживается влияние ошибки.

В-третьих, имеет смысл учитывать влияние бухгалтерской ошибки на исчисление налога на прибыль.

Каким бы это влияние не было, 1095 дней срока давности в целях налогообложения не стоит сбрасывать со счетов.

Елена КУШИНА, редактор

(1)Перечень типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 (прим. ред.).

(2)

Источник: https://ibuh.info/ru/oshibki-v-buxgalterskom-uchete-srok-davnosti

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.